Desbloqueja el potencial del teu equip remot

Autora: Magdalena Murtra, Community Expert en Malt

El treball remot s'ha convertit en una norma per a moltes empreses, transformant la forma en què entenem l'entorn laboral. La flexibilitat i autonomia que ofereix han impulsat la seva adopció, però també plantegen nous desafiaments, especialment pel que fa a la cultura empresarial. Mantenir una cultura sòlida en equips distribuïts és fonamental per a la cohesió, el compromís i l'èxit organitzacional.

En aquest post, Magdalena Murtra, Community Expert en Malt, i amb àmplia experiència en la gestió d'equips distribuïts, ens comparteix com una cultura empresarial ben definida pot marcar la diferència en entorns remots. Magdalena destaca com, a través d'estratègies adequades de comunicació, flexibilitat i confiança, les empreses poden construir relacions sòlides, fins i tot en equips geogràficament dispersos. A més, ressalta la importància de la transparència i el reconeixement constant, elements clau per a mantenir un ambient de treball positiu i productiu.

La importància de la cultura empresarial en equips remots

Després de la pandèmia, moltes empreses s'han replantejat el seu model de treball. Mentre algunes aposten pel retorn a l'oficina, unes altres, com Spotify, defensen l'autonomia de la seva plantilla: "Les nostres empleades i empleats no són menors d'edat. Spotify continuarà treballant de manera remota". Apostant per una cultura que confia en l'autonomia dels seus recursos humans.

Diversos estudis recents destaquen que el treball remot pot ser igual de productiu que el presencial. La cultura empresarial afavoreix l'èxit dels equips remots quan fomenta un sentit de pertinença, un propòsit compartit i facilita la col·laboració. No obstant això, construir una cultura sòlida en equips distribuïts presenta desafiaments específics. La falta d'interacció física pot dificultar la creació de llaços estrets i la comunicació espontània. A més, la integració de talent extern, com les persones freelancers, afegeix una nova capa de complexitat. Segons l'estudi Freelancing a Europa 2024 de Malt, el 41% de les persones freelancers desitja treballar de manera remota a temps complet, i el 59% prefereix un format híbrid. Això subratlla la necessitat d'adaptar la cultura empresarial per a integrar eficaçment a aquestes col·laboradores i col·laboradors externs.

Metodologies àgils per a la gestió remota

Les metodologies àgils, com Scrum, Kanban i OKRs, són eines clau per a la gestió d'equips remots. Aquestes metodologies afavoreixen la col·laboració, la transparència i l'adaptació al canvi, aspectes essencials per a l'èxit d'equips distribuïts. No obstant això, la pregunta no és quina metodologia és la millor, sinó quin s'adapta millor a les necessitats del teu equip o emprenedoria. Si estàs treballant amb un equip petit, no sempre serà necessari seguir processos estrictes, sinó optar pel que funcioni millor per a tu. Per exemple:

• Scrum organitza el treball en cicles iteratius anomenats sprints, la qual cosa permet avançar de manera estructurada cap als objectius comuns.
• Kanban se centra en visualitzar el flux de treball i la millora contínua, la qual cosa el fa ideal per al seguiment de projectes en curs.
• OKRs (objectius i resultats clau) és ideal per a definir metes ambicioses i mesurar el progrés de l'empresa.
• Aquestes metodologies poden ser implementades juntament amb eines com Asana, Trello i Monday.com, que ajuden a coordinar tasques i projectes. El més important és que les metodologies s'adaptin a les necessitats de l'equip, considerant la seva grandària, context i la naturalesa dels projectes.

Eines per a la comunicació efectiva en equips distribuïts

La comunicació és la pedra angular de qualsevol equip, però es torna encara més crítica en entorns remots. Per a això, és necessari utilitzar eines digitals com Slack o Microsoft Teams, que permeten la comunicació instantània i la col·laboració en temps real. En Malt, per exemple, tenim un canal dedicat a les mascotes, on l'equip comparteix fotos i vídeos dels seus animals, la qual cosa fomenta un sentit de comunitat. Si ets una persona emprenedora, buscar comunitats afins al teu projecte pot ser de gran ajuda, ja que ofereixen un espai de suport i connexió.

El correu electrònic continua sent útil per a comunicacions formals, mentre que les videoconferències, com les que es realitzen per Zoom o Google Meet, permeten mantenir un contacte més pròxim entre les persones de l'equip. És fonamental triar les eines adequades i establir normes clares per al seu ús, assegurant que la comunicació sigui eficient i efectiva.

Estratègies per a mantenir la cultura empresarial en entorns distribuïts

Com defensa Simon Sinek en el seu llibre i TED Talk "Start with Why", tenir un propòsit empresarial clar i ben comunicat no sols impacta l'èxit de la teva empresa, sinó que també és clau per a construir una cultura empresarial sòlida i millorar l'eficiència laboral. Si has començat recentment la teva emprenedoria, és essencial preguntar-te: has definit ja el teu Why/How/What? Ho tens present al moment de definir objectius, estructurar la teva estratègia i establir la teva proposta de valor?

Mantenir una cultura empresarial sòlida en equips remots requereix un enfocament proactiu, flexible i estratègies ben definides. És important no sols tenir una visió clara, sinó també aplicar-la de manera que connecti amb cada membre de l'equip, sense importar la distància. Alguns aspectes clau per a aconseguir-ho inclouen:

• Propòsit empresarial: tenir un propòsit empresarial clar i fort, seguit d'un lideratge que posi el propòsit en el centre de l'organització, conduirà a una cultura sòlida.
• Transparència i confiança: la base de qualsevol relació laboral sòlida és la confiança, com va destacar Spotify en el seu comunicat. La transparència en la comunicació i la presa de decisions és crucial.
• Accés a la informació: és fonamental comptar amb un sistema centralitzat on les persones ocupades puguin accedir fàcilment a processos, informació rellevant i materials de capacitació.
• Adaptar el onboarding: el procés de onboarding juga un rol crucial per a aconseguir l'autonomia de l'equip en un període curt, descarregant a les persones treballadores d'haver d'estar constantment acompanyant a les noves incorporacions amb informació que poden tenir a la seva disposició. Això pot incloure accés a documentació, presentacions o fins i tot un "buddy" que els guiï en els seus primers dies. És important tenir present les diferències en el onboarding d'una persona interna o externa a l'organització: tindrà el mateix accés a totes les eines de l'empresa? Tindrà accés a tota la informació interna? Existeix algun procés extra per a les persones freelance?
• Definició clara de rols i expectatives: cada persona de l'equip ha de tenir una comprensió clara de les seves responsabilitats i com el seu treball contribueix als objectius generals. Els brífings adequats són essencials en aquest sentit.
• Integració de les persones ocupades: fomentar les relacions informals a través d'activitats virtuals, com a "hores de cafè virtuals" o esdeveniments en línia, ajuda a construir un sentit de comunitat. És preferible fomentar una cultura on aquestes iniciatives sorgeixin de les persones ocupades en lloc de ser imposades.
• Reconeixement i motivació remota: aquesta tècnica, utilitzada des de la psicologia del reforç positiu per Skinner en 1970, sosté que reconèixer els assoliments i motivar a l'equip (o a tu mateixa/o) de manera constant, fins i tot de manera virtual, és crucial. Les recompenses, els comentaris positius i les oportunitats de creixement són elements importants.
• Balanç en les reunions internes: les reunions internes juguen un rol crucial per a la comunicació entre equips, per la qual cosa és important tenir un bon balanç entre elles. És necessari ser crítiques/us i revisar cada cert temps: estem fent massa reunions o són poques?
• Reforçar valors compartits: assegurar que els valors de l'empresa es mantinguin presents en el dia a dia, a través de comunicacions internes, capacitacions i altres activitats.

Desafiaments comuns i com superar-los

Els equips remots enfronten desafiaments únics, com la desconnexió social, les diferències horàries, la falta de contacte físic i la sensació d'aïllament. Per a abordar-los, és clau:

• Fomentar la comunicació constant i transparent.
• Establir horaris flexibles que permetin adaptar-se a les diferents zones horàries.
• Crear oportunitats per a activitats virtuals que afavoreixin la creació de llaços.
• Prioritzar el benestar digital de l'equip i brindar suport quan sigui necessari.

Quant a superar aquests desafiaments, no existeix una única metodologia que funcioni per a totes les organitzacions. La solució variarà segons les característiques de cada empresa, equip i estil de lideratge. L'essencial és mantenir la flexibilitat i la capacitat d'ajust continu. És important preguntar-se: Està funcionant l'estratègia actual? Què es pot ajustar o millorar per a satisfer les necessitats de l'equip en aquest moment?

Construir una cultura empresarial sòlida en un entorn remot és un desafiament tant per a grans empreses com per a persones emprenedores i freelance, però no és impossible. Amb les eines, estratègies i la mentalitat adequada, el treball remot pot ser tan efectiu i cohesionat com en els equips presencials. Les necessitats canvien amb el temps, per la qual cosa la flexibilitat i la capacitat d'adaptar-se són claus. Les persones líders d'equip han de reflexionar sobre les seves pròpies pràctiques de gestió remota i buscar maneres d'enfortir la cultura del seu equip. En fer-ho, no sols milloraran el rendiment i la productivitat, sinó que també crearan un entorn de treball més positiu i gratificant per a tots i totes.