Desbloquea el potencial de tu equipo remoto

Autora: Magdalena Murtra, Community Expert en Malt

El trabajo remoto se ha convertido en una norma para muchas empresas, transformando la forma en que entendemos el entorno laboral. La flexibilidad y autonomía que ofrece han impulsado su adopción, pero también plantean nuevos desafíos, especialmente en lo que respecta a la cultura empresarial. Mantener una cultura sólida en equipos distribuidos es fundamental para la cohesión, el compromiso y el éxito organizacional. 

En este post, Magdalena Murtra, Community Expert en Malt, y con amplia experiencia en la gestión de equipos distribuidos, nos comparte cómo una cultura empresarial bien definida puede marcar la diferencia en entornos remotos. Magdalena destaca cómo, a través de estrategias adecuadas de comunicación, flexibilidad y confianza, las empresas pueden construir relaciones sólidas, incluso en equipos geográficamente dispersos. Además, resalta la importancia de la transparencia y el reconocimiento constante, elementos clave para mantener un ambiente de trabajo positivo y productivo.

La importancia de la cultura empresarial en equipos remotos

Tras la pandemia, muchas empresas se han replanteado su modelo de trabajo. Mientras algunas apuestan por el retorno a la oficina, otras, como Spotify, defienden la autonomía de su plantilla: "Nuestras empleadas y empleados no son menores de edad. Spotify seguirá trabajando de forma remota". Apostando por una cultura que confía en la autonomía de sus recursos humanos.

Varios estudios recientes destacan que el trabajo remoto puede ser igual de productivo que el presencial. La cultura empresarial favorece el éxito de los equipos remotos cuando fomenta un sentido de pertenencia, un propósito compartido y facilita la colaboración. No obstante, construir una cultura sólida en equipos distribuidos presenta desafíos específicos. La falta de interacción física puede dificultar la creación de lazos estrechos y la comunicación espontánea. Además, la integración de talento externo, como las personas freelancers, añade una nueva capa de complejidad. Según el estudio Freelancing en Europa 2024 de Malt, el 41% de las personas freelancers desea trabajar de manera remota a tiempo completo, y el 59% prefiere un formato híbrido. Esto subraya la necesidad de adaptar la cultura empresarial para integrar eficazmente a estas colaboradoras y colaboradores externos.

Metodologías ágiles para la gestión remota

Las metodologías ágiles, como Scrum, Kanban y OKRs, son herramientas clave para la gestión de equipos remotos. Estas metodologías favorecen la colaboración, la transparencia y la adaptación al cambio, aspectos esenciales para el éxito de equipos distribuidos. Sin embargo, la pregunta no es qué metodología es la mejor, sino cuál se adapta mejor a las necesidades de tu equipo o emprendimiento. Si estás trabajando con un equipo pequeño, no siempre será necesario seguir procesos estrictos, sino optar por lo que funcione mejor para ti. Por ejemplo:

• Scrum organiza el trabajo en ciclos iterativos llamados sprints, lo que permite avanzar de manera estructurada hacia los objetivos comunes.
• Kanban se centra en visualizar el flujo de trabajo y la mejora continua, lo que lo hace ideal para el seguimiento de proyectos en curso.
• OKRs (objetivos y resultados clave) es ideal para definir metas ambiciosas y medir el progreso de la empresa.

Estas metodologías pueden ser implementadas junto con herramientas como Asana, Trello y Monday.com, que ayudan a coordinar tareas y proyectos. Lo más importante es que las metodologías se adapten a las necesidades del equipo, considerando su tamaño, contexto y la naturaleza de los proyectos.

Herramientas para la comunicación efectiva en equipos distribuidos

La comunicación es la piedra angular de cualquier equipo, pero se vuelve aún más crítica en entornos remotos. Para ello, es necesario utilizar herramientas digitales como Slack o Microsoft Teams, que permiten la comunicación instantánea y la colaboración en tiempo real. En Malt, por ejemplo, tenemos un canal dedicado a las mascotas, donde el equipo comparte fotos y vídeos de sus animales, lo que fomenta un sentido de comunidad. Si eres una persona emprendedora, buscar comunidades afines a tu proyecto puede ser de gran ayuda, ya que ofrecen un espacio de apoyo y conexión.

El correo electrónico sigue siendo útil para comunicaciones formales, mientras que las videoconferencias, como las que se realizan por Zoom o Google Meet, permiten mantener un contacto más cercano entre las personas del equipo. Es fundamental elegir las herramientas adecuadas y establecer normas claras para su uso, asegurando que la comunicación sea eficiente y efectiva.

Estrategias para mantener la cultura empresarial en entornos distribuidos

Como defiende Simon Sinek en su libro y TED Talk "Start with Why", tener un propósito empresarial claro y bien comunicado no solo impacta el éxito de tu empresa, sino que también es clave para construir una cultura empresarial sólida y mejorar la eficiencia laboral. Si has comenzado recientemente tu emprendimiento, es esencial preguntarte: ¿has definido ya tu Why/How/What? ¿Lo tienes presente al momento de definir objetivos, estructurar tu estrategia y establecer tu propuesta de valor?

Mantener una cultura empresarial sólida en equipos remotos requiere un enfoque proactivo, flexible y estrategias bien definidas. Es importante no solo tener una visión clara, sino también aplicarla de forma que conecte con cada miembro del equipo, sin importar la distancia. Algunos aspectos clave para lograrlo incluyen:

• Propósito empresarial: tener un propósito empresarial claro y fuerte, seguido de un liderazgo que ponga el propósito en el centro de la organización, conducirá a una cultura sólida.
• Transparencia y confianza: la base de cualquier relación laboral sólida es la confianza, como destacó Spotify en su comunicado. La transparencia en la comunicación y la toma de decisiones es crucial.
• Acceso a la información: es fundamental contar con un sistema centralizado donde las personas empleadas puedan acceder fácilmente a procesos, información relevante y materiales de capacitación.
• Adaptar el onboarding: el proceso de onboarding juega un rol crucial para conseguir la autonomía del equipo en un período corto, descargando a las personas trabajadoras de tener que estar constantemente acompañando a las nuevas incorporaciones con información que pueden tener a su disposición. Esto puede incluir acceso a documentación, presentaciones o incluso un "buddy" que les guíe en sus primeros días. Es importante tener presente las diferencias en el onboarding de una persona interna o externa a la organización: ¿tendrá el mismo acceso a todas las herramientas de la empresa? ¿Tendrá acceso a toda la información interna? ¿Existe algún proceso extra para las personas freelance?
• Definición clara de roles y expectativas: cada persona del equipo debe tener una comprensión clara de sus responsabilidades y cómo su trabajo contribuye a los objetivos generales. Los briefings adecuados son esenciales en este sentido.
• Integración de las personas empleadas: fomentar las relaciones informales a través de actividades virtuales, como "horas de café virtuales" o eventos online, ayuda a construir un sentido de comunidad. Es preferible fomentar una cultura donde estas iniciativas surjan de las personas empleadas en lugar de ser impuestas.
• Reconocimiento y motivación remota: esta técnica, utilizada desde la psicología del refuerzo positivo por Skinner en 1970, sostiene que reconocer los logros y motivar al equipo (o a ti misma/o) de manera constante, incluso de forma virtual, es crucial. Las recompensas, los comentarios positivos y las oportunidades de crecimiento son elementos importantes.
• Balance en las reuniones internas: las reuniones internas juegan un rol crucial para la comunicación entre equipos, por lo que es importante tener un buen balance entre ellas. Es necesario ser críticas/os y revisar cada cierto tiempo: ¿estamos haciendo demasiadas reuniones o son pocas?
• Reforzar valores compartidos: asegurar que los valores de la empresa se mantengan presentes en el día a día, a través de comunicaciones internas, capacitaciones y otras actividades.

Desafíos comunes y cómo superarlos

Los equipos remotos enfrentan desafíos únicos, como la desconexión social, las diferencias horarias, la falta de contacto físico y la sensación de aislamiento. Para abordarlos, es clave:

• Fomentar la comunicación constante y transparente.
• Establecer horarios flexibles que permitan adaptarse a las distintas zonas horarias.
• Crear oportunidades para actividades virtuales que favorezcan la creación de lazos.
• Priorizar el bienestar digital del equipo y brindar apoyo cuando sea necesario.

En cuanto a superar estos desafíos, no existe una única metodología que funcione para todas las organizaciones. La solución variará según las características de cada empresa, equipo y estilo de liderazgo. Lo esencial es mantener la flexibilidad y la capacidad de ajuste continuo. Es importante preguntarse: ¿Está funcionando la estrategia actual? ¿Qué se puede ajustar o mejorar para satisfacer las necesidades del equipo en este momento?

Construir una cultura empresarial sólida en un entorno remoto es un desafío tanto para grandes empresas como para personas emprendedoras y freelance, pero no es imposible. Con las herramientas, estrategias y la mentalidad adecuada, el trabajo remoto puede ser tan efectivo y cohesionado como en los equipos presenciales. Las necesidades cambian con el tiempo, por lo que la flexibilidad y la capacidad de adaptarse son claves. Las personas líderes de equipo deben reflexionar sobre sus propias prácticas de gestión remota y buscar formas de fortalecer la cultura de su equipo. Al hacerlo, no solo mejorarán el rendimiento y la productividad, sino que también crearán un entorno de trabajo más positivo y gratificante para todos y todas.