Desbloquea o potencial do teu equipo remoto

Autora: Magdalena Murtra, Community Expert en Malt

O traballo remoto converteuse nunha norma para moitas empresas, transformando a forma en que entendemos a contorna laboral. A flexibilidade e autonomía que ofrece impulsaron a súa adopción, pero tamén expoñen novos desafíos, especialmente no que respecta a a cultura empresarial. Manter unha cultura sólida en equipos distribuídos é fundamental para a cohesión, o compromiso e o éxito organizacional.

Neste post, Magdalena Murtra, Community Expert en Malt, e con ampla experiencia na xestión de equipos distribuídos, compártenos como unha cultura empresarial ben definida pode marcar a diferenza en contornas remotas. Magdalena destaca como, a través de estratexias adecuadas de comunicación, flexibilidade e confianza, as empresas poden construír relacións sólidas, mesmo en equipos xeograficamente dispersos. Ademais, resalta a importancia da transparencia e o recoñecemento constante, elementos crave para manter un ambiente de traballo positivo e produtivo.

A importancia da cultura empresarial en equipos remotos

Tras a pandemia, moitas empresas reformuláronse o seu modelo de traballo. Mentres algunhas apostan polo retorno á oficina, outras, como Spotify, defenden a autonomía do seu persoal: "As nosas empregadas e empregados non son menores de idade. Spotify seguirá traballando de forma remota". Apostando por unha cultura que confía na autonomía dos seus recursos humanos.

Varios estudos recentes destacan que o traballo remoto pode ser igual de produtivo que o presencial. A cultura empresarial favorece o éxito dos equipos remotos cando fomenta un sentido de pertenza, un propósito compartido e facilita a colaboración. Con todo, construír unha cultura sólida en equipos distribuídos presenta desafíos específicos. A falta de interacción física pode dificultar a creación de lazos estreitos e a comunicación espontánea. Ademais, a integración de talento externo, como as persoas freelancers, engade unha nova capa de complexidade. Segundo o estudo Freelancing en Europa 2024 de Malt, o 41% das persoas freelancers desexa traballar de maneira remota a tempo completo, e o 59% prefire un formato híbrido. Isto subliña a necesidade de adaptar a cultura empresarial para integrar eficazmente a estas colaboradoras e colaboradores externos.

Metodoloxías áxiles para a xestión remota

As metodoloxías áxiles, como Scrum, Kanban e OKRs, son ferramentas clave para a xestión de equipos remotos. Estas metodoloxías favorecen a colaboración, a transparencia e a adaptación ao cambio, aspectos esenciais para o éxito de equipos distribuídos. Con todo, a pregunta non é que metodoloxía é a mellor, senón cal se adapta mellor ás necesidades do teu equipo ou emprendemento. Se estás a traballar cun equipo pequeno, non sempre será necesario seguir procesos estritos, senón optar polo que funcione mellor para ti. Por exemplo:

• Scrum organiza o traballo en ciclos iterativos chamados sprints, o que permite avanzar de maneira estruturada cara aos obxectivos comúns.
• Kanban céntrase en visualizar o fluxo de traballo e a mellora continua, o que o fai ideal para o seguimento de proxectos en curso.
• OKRs (obxectivos e resultados clave) é ideal para definir metas ambiciosas e medir o progreso da empresa.

Estas metodoloxías poden ser implementadas xunto con ferramentas como Asana, Trello e Monday.com, que axudan a coordinar tarefas e proxectos. O máis importante é que as metodoloxías se adapten ás necesidades do equipo, considerando o seu tamaño, contexto e a natureza dos proxectos.

Ferramentas para a comunicación efectiva en equipos distribuídos

A comunicación é a pedra angular de calquera equipo, pero vólvese aínda máis crítica en contornas remotas. Para iso, é necesario utilizar ferramentas dixitais como Slack ou Microsoft Teams, que permiten a comunicación instantánea e a colaboración en tempo real. En Malt, por exemplo, temos unha canle dedicada ás mascotas, onde o equipo comparte fotos e vídeos dos seus animais, o que fomenta un sentido de comunidade. Se es unha persoa emprendedora, buscar comunidades afíns ao teu proxecto pode ser de gran axuda, xa que ofrecen un espazo de apoio e conexión.

O correo electrónico segue sendo útil para comunicacións formais, mentres que as videoconferencias, como as que se realizan por Zoom ou Google Meet, permiten manter un contacto máis próximo entre as persoas do equipo. É fundamental elixir as ferramentas adecuadas e establecer normas claras para o seu uso, asegurando que a comunicación sexa eficiente e efectiva.

Estratexias para manter a cultura empresarial en contornas distribuídas

Como defende Simon Sinek no seu libro e TED Talk "Start with Why", ter un propósito empresarial claro e ben comunicado non só impacta o éxito da túa empresa, senón que tamén é clave para construír unha cultura empresarial sólida e mellorar a eficiencia laboral. Se comezaches recentemente o teu emprendemento, é esencial preguntarche: definiches xa o teu Why/How/What? Telo presente ao momento de definir obxectivos, estruturar a túa estratexia e establecer a túa proposta de valor?

Manter unha cultura empresarial sólida en equipos remotos require un enfoque proactivo, flexible e estratexias ben definidas. É importante non só ter unha visión clara, senón tamén aplicala de forma que conecte con cada membro do equipo, sen importar a distancia. Algúns aspectos clave para logralo inclúen:

• Propósito empresarial: ter un propósito empresarial claro e forte, seguido dun liderado que poña o propósito no centro da organización, conducirá a unha cultura sólida.
• Transparencia e confianza: a base de calquera relación laboral sólida é a confianza, como destacou Spotify no seu comunicado. A transparencia na comunicación e a toma de decisións é crucial.
• Acceso á información: é fundamental contar cun sistema centralizado onde as persoas empregadas poidan acceder facilmente a procesos, información relevante e materiais de capacitación.
• Adaptar o onboarding: o proceso de onboarding xoga un rol crucial para conseguir a autonomía do equipo nun período curto, descargando ás persoas traballadoras de ter que estar constantemente acompañando ás novas incorporacións con información que poden ter á súa disposición. Isto pode incluír acceso a documentación, presentacións ou mesmo un "buddy" que lles guíe nos seus primeiros días. É importante ter presente as diferenzas no onboarding dunha persoa interna ou externa á organización: terá o mesmo acceso a todas as ferramentas da empresa? Terá acceso a toda a información interna? Existe algún proceso extra para as persoas freelance?
• Definición clara de roles e expectativas: cada persoa do equipo debe ter unha comprensión clara das súas responsabilidades e como o seu traballo contribúe aos obxectivos xerais. Os briefings adecuados son esenciais neste sentido.
• Integración das persoas empregadas: fomentar as relacións informais a través de actividades virtuais, como "horas de café virtuais" ou eventos en liña, axuda a construír un sentido de comunidade. É preferible fomentar unha cultura onde estas iniciativas xurdan das persoas empregadas en lugar de ser impostas.
• Recoñecemento e motivación remota: esta técnica, utilizada desde a psicoloxía do reforzo positivo por Skinner en 1970, sostén que recoñecer os logros e motivar ao equipo (ou a ti mesma/o) de maneira constante, mesmo de forma virtual, é crucial. As recompensas, os comentarios positivos e as oportunidades de crecemento son elementos importantes.
• Balance nas reunións internas: as reunións internas xogan un rol crucial para a comunicación entre equipos, polo que é importante ter un bo balance entre elas. É necesario ser críticas/os e revisar cada certo tempo: estamos a facer demasiadas reunións ou son poucas?
• Reforzar valores compartidos: asegurar que os valores da empresa mantéñanse presentes no día a día, a través de comunicacións internas, capacitacións e outras actividades.

Desafíos comúns e como superalos

Os equipos remotos enfrontan desafíos únicos, como a desconexión social, as diferenzas horarias, a falta de contacto físico e a sensación de illamento. Para abordalos, é clave:

• Fomentar a comunicación constante e transparente.
• Establecer horarios flexibles que permitan adaptarse ás distintas zonas horarias.
• Crear oportunidades para actividades virtuais que favorezan a creación de lazos.
• Priorizar o benestar dixital do equipo e brindar apoio cando sexa necesario.

En canto a superar estes desafíos, non existe unha única metodoloxía que funcione para todas as organizacións. A solución variará segundo as características de cada empresa, equipo e estilo de liderado. O esencial é manter a flexibilidade e a capacidade de axuste continuo. É importante preguntarse: Está a funcionar a estratexia actual? Que se pode axustar ou mellorar para satisfacer as necesidades do equipo neste momento?

Construír unha cultura empresarial sólida nunha contorna remota é un desafío tanto para grandes empresas como para persoas emprendedoras e freelance, pero non é imposible. Coas ferramentas, estratexias e a mentalidade adecuada, o traballo remoto pode ser tan efectivo e cohesionado como nos equipos presenciais. As necesidades cambian co tempo, polo que a flexibilidade e a capacidade de adaptarse son claves. As persoas líderes de equipo deben reflexionar sobre as súas propias prácticas de xestión remota e buscar formas de fortalecer a cultura do seu equipo. Ao facelo, non só mellorarán o rendemento e a produtividade, senón que tamén crearán unha contorna de traballo máis positivo e gratificante para todos e todas.