Eina de suport a la priorització d’iniciatives

L’Eina de suport a la priorització d’iniciatives té com a finalitat ajudar les persones emprenedores i els equips de projecte a decidir en quines accions han de centrar els seus esforços. Mitjançant una valoració estructurada, l’eina permet identificar quines iniciatives aporten més valor al projecte i comparar-les utilitzant els mateixos criteris, evitant decisions basades únicament en intuïcions o urgències puntuals.

Gràcies a aquest enfocament, és més senzill determinar quines iniciatives s’han d’executar a curt termini i quines es poden planificar per a fases posteriors, reduint la dispersió de recursos en tasques de baix impacte.

A més, l’eina afavoreix l’alineació de l’equip entorn de prioritats clares i compartides, facilitant la planificació trimestral i la definició de fulls de ruta coherents amb el moment del projecte. En estructurar les decisions i fer explícits els criteris utilitzats, també esdevé un suport útil per comunicar i justificar prioritats estratègiques davant mentors, programes de suport, acceleradores o altres agents externs.

Seccions de la plantilla explicades en detall

La plantilla s’organitza en tres fulls:

1.    Iniciatives

El full Iniciatives està destinat exclusivament a la introducció d’informació descriptiva. S’hi recullen totes les iniciatives que el projecte està considerant desenvolupar.

Per a cada iniciativa s’introdueixen tres elements:

•    Nom de la iniciativa, per identificar-la de manera clara.
•    Descripció, on s’explica breument en què consisteix l’acció.
•    Àrea, indicant a quin àmbit pertany, per exemple màrqueting, vendes, producte, finances o gestió.

Una iniciativa pot ser qualsevol acció rellevant per al projecte, com ara definir els missatges de la proposta de valor, validar una funcionalitat amb clients, implantar una eina interna o elaborar una previsió financera.

2.    Priorització

El full Priorització s’emplena a partir de les iniciatives definides prèviament. Cada iniciativa introduïda al full d’Iniciatives apareix automàticament en aquest full per ser avaluada.

Cada iniciativa es valora utilitzant quatre criteris, amb una escala numèrica de l’1 al 5, on:

• 1 = valor més baix.
• 5 = valor més alt.

Els criteris són els següents:

• Impacte en el negoci: mesura en quin grau la iniciativa contribueix als objectius del projecte.
• Urgència: reflecteix la necessitat d’executar-la a curt termini.
• Cost econòmic: estima els recursos financers necessaris per dur-la a terme.
• Esforç operatiu: representa la dedicació de temps i recursos humans requerida.

3.    Resultats

A partir de les valoracions del full Priorització, l’eina calcula automàticament un Índex de prioritat per a cada iniciativa mitjançant la fórmula següent:

Índex de prioritat = (Impacte en el negoci + Urgència) – (Cost econòmic + Esforç operatiu)

L’Índex de prioritat resultant pot prendre valors entre –8 i 8. Com més alt és el valor, més alta és la prioritat relativa de la iniciativa.

•    5 a 8 → Prioritat relativa alta
•    1 a 4 → Prioritat relativa mitjana
•    ≤ 0 → Prioritat relativa baixa

Aquest càlcul permet identificar aquelles iniciatives que resulten més atractives des del punt de vista estratègic, en combinar un alt valor potencial amb un cost i un esforç assumibles.

Addicionalment, per facilitar la interpretació dels resultats, s’hi inclou una columna amb l’Ordre de prioritat assignat.

Els resultats es representen en un gràfic de barres que mostra les iniciatives segons el seu Ordre i Índex de prioritat.

Com interpretar els resultats

Els resultats de l’eina s’han d’interpretar conjuntament, tenint en compte tant l’Índex de prioritat obtingut com l’Ordre de prioritat assignat a cada iniciativa.

L’Índex de prioritat respon a la pregunta “quin valor estratègic té aquesta iniciativa en relació amb les altres?”. Es tracta d’un valor numèric que combina l’impacte en el negoci i la urgència amb el cost econòmic i l’esforç operatiu. Com més alt és l’índex, més alta és la prioritat relativa de la iniciativa dins del conjunt analitzat.

A partir d’aquest índex, l’eina assigna automàticament un Ordre de prioritat, que respon a la pregunta “per quina comencem?”, indicant amb el valor 1 la iniciativa que s’hauria d’abordar en primer lloc segons la valoració realitzada.

Les iniciatives amb més prioritat relativa i una millor posició en l’ordre són candidates a executar-se en primer lloc, mentre que aquelles amb valors més baixos es poden planificar per a fases posteriors o posposar temporalment si hi ha limitacions de recursos.

Com s’utilitza?

En primer lloc, s’introdueixen totes les iniciatives al full, indicant-ne el nom, la descripció i l’àrea. A continuació, s’accedeix al full Priorització, on les iniciatives apareixen automàticament per ser valorades.

Després, es puntua cada iniciativa segons l’impacte en el negoci, la urgència, el cost econòmic i l’esforç operatiu. Un cop introduïts aquests valors, al full Resultats, l’eina calcula automàticament l’Índex de prioritat, assigna l’Ordre de prioritat corresponent i genera el gràfic de barres.

Utilitza aquesta informació per decidir quines iniciatives executar, quines planificar per més endavant o quines posposar, i així donar suport a una presa de decisions estructurada i alineada amb l’estat i les prioritats del projecte.

Descarrega la plantilla i utilitza-la per ordenar les teves iniciatives, identificar amb claredat quines accions has de prioritzar i prendre decisions estratègiques de manera estructurada i professional.